Problemas que os escritórios sem tecnologia enfrentam
Nos últimos textos tenho falado sobre como a tecnologia precisa ser uma aliada do nosso negócio e da nossa atividade profissional. Embora isso pareça óbvio para muitos advogados, essa ainda não é uma realidade de vários escritórios espalhados pelo Brasil afora. Costumamos falar dos benefícios que a revolução tecnológica trouxe para o nosso dia a dia, mas hoje vou fazer diferente, vou tentar destrinchar o outro lado e mostrar os problemas constantes que foram ou serão enfrentados por aqueles que não querem aderir à tecnologia no escritório.
Perda de tempo
Aqui está algo que não pode mais ser perdido. O tempo. Se isso acontecer o seu concorrente ganha espaço no mercado e o seu trabalho fica desvalorizado. Porém, o escritório que não possui tecnologia perde o dobro ou até mais de tempo para executar as tarefas burocráticas diárias. Por exemplo, o armazenamento manual de arquivos e papeladas custa um tempo precioso. E, por não utilizar a tecnologia, os profissionais não percebem que poderiam aproveitar o tempo com atividades essenciais para o desenvolvimento do escritório como a participação de audiências ou o atendimento ao cliente personalizado.
Baixa produtividade
Estamos na era da conexão. Estamos todos conectados diariamente, mesmo que isso não seja percebido. A tecnologia surgiu com o objetivo de economizar tempo e aumentar a produtividade de máquinas e sistemas. E se você não optar pela tecnologia para o seu escritório, eu te garanto que o seus profissionais gastarão mais tempo em tarefas desnecessárias ou que poderiam ser automatizadas. Um escritório sem tecnologia desestimula os profissionais que já estão acostumados a se comunicar e fazer tarefas de maneiras simplificadas e mais rapidamente. Por exemplo, o profissional pode gastar dias de trabalho para fazer um relatório que poderia ser feito em alguns minutos através de um software de gestão jurídica, se os dados fossem alimentados de forma contínua. Scanner de mão, arquivos pré-prontos, dispositivos móveis, armazenamento na nuvem e inteligência artificial são algumas das ferramentas que aumentam a produtividade de forma considerável.
Aumento de custos operacionais
Esse é um dos principais pontos a ser considerado. Os gastos com papel, cópias, pastas, armários e carimbos, por exemplo, aumenta consideravelmente quando não há tecnologia aplicada ao negócio. Além disso, o investimento com profissionais que trabalham para você acaba ficando maior, pois eles precisam de mais horas de trabalho para realizar as atividades burocráticas. Com isso, sobra menos tempo para pensar no negócio e nas maneiras de aprimorar os serviços oferecidos pelo escritório.
Falha com os clientes
Relacionamento com o cliente é o ponto principal para o seu escritório ser bem sucedido. O cliente de hoje procura cada vez mais um atendimento personalizado. Sem a tecnologia fica difícil manter um relacionamento próximo e customizado. Será preciso procurar as informações sobre determinado cliente ou processo em agendas ou cadernos de anotação. Quantas reclamações nós já ouvimos de amigos e parentes que entravam em contato com o advogado que estava cuidando de determinado processo e ele não sabia dar informações atualizadas ou demorava muito para checar essas informações? Isso é mais comum do que parece. Sem o uso da tecnologia, o escritório comete falhas corriqueiras e desnecessárias quando pensamos no relacionamento com o cliente.
Risco de segurança da informação
Esse é outro ponto fundamental nos dias de hoje. Sem o auxílio da tecnologia fica difícil gerar a informação de forma segura. Guardar um grande volume de documentos em pastas, armários e escritórios nem sempre é tão seguro assim. Quantas informações já foram descobertas ou vazadas por atuação de profissionais com falta de ética ou mal intencionados? É preciso fazer uma boa gestão da informação para garantir que o seu cliente fique protegido em diferentes situações. Sem a tecnologia, o escritório corre o risco de perder os dados dos processos e um eventual desastre pode fazer com que as atividades sejam paradas.
Burocracia nas tarefas repetitivas
Atividades como cadastrar novos processos, pesquisar o andamento processual, conferir os dados do cliente, agendar reuniões e elaborar materiais para petições são ações corriqueiras em um escritório de advocacia. Tarefas repetidas e burocráticas que demandam tempo do profissional. Sem a tecnologia que existe, esse trabalho é manual e demanda tempo, embora seja feito no computador. Através de uma organização de arquivos com auxílio da tecnologia, o escritório pode aprimorar essas tarefas e usar o tempo extra para melhorar os serviços oferecidos ao cliente.
Você já parou para pensar que a falta de tecnologia no seu escritório pode ser o motivo de não conseguir crescer no mercado jurídico e na sua área de atuação? Por isso, te convido a fazer uma avaliação criteriosa do seu negócio, pensando nos problemas de hoje e te incentivo a buscar soluções adequadas para alavancar o desempenho. Com o auxílio da tecnologia, o seu dia a dia será mais produtivo e os resultados mais eficazes. Acompanhe essa página e você ficará por dentro de tudo que há de mais novo e funcional no mercado.
Professor Rodrigo Telles
